Je CV zit vol met persoonsgegevens en weerspiegelt een deel van jouw (arbeids)verleden. Hoe dient een werkgever om te gaan hiermee, bijvoorbeeld na een sollicitatiegesprek? In dit blog wordt uitgelegd wat persoonsgegevens zijn en waarop je in dit verband moet letten in een sollicitatieprocedure. Daarnaast wordt een korte uitleg gegeven van de AVG-wet en worden enkele plichten van de werkgever en rechten van de sollicitant benoemd.
Persoonsgegevens en de sollicitatieprocedure
Je CV bevat onder meer je voor- en achternaam, geboortedatum, woonplaats, adres- en contactgegevens. Ook informatie over je arbeidsverleden, nevenactiviteiten en opleidingen worden in jouw CV genoemd. Naast deze informatie, kunnen ook de informatie uit sollicitatiebrieven en gemaakte aantekeningen tijdens sollicitatiegesprekken gezien worden als persoonsgegevens. Als een assessment, een screening, een psychologisch onderzoek of een medische keuring onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure, dan gelden deze gegevens ook als persoonsgegevens. Zelfs jouw stem kan worden gekwalificeerd als persoonsgegeven. En mocht je verwijzen naar persoonsgegevens van referenten, ook dan is er sprake van gebruik van persoonsgegevens. Alle persoonsgegevens die uitgewisseld worden vallen onder de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
AVG in het kort
De AVG is een Europese verordening die op 25 mei 2018 is ingegaan. Deze verordening verving op die dag de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Het doel van deze verordening is om de Europese uitwisseling van persoonsgegevens veiliger en transparanter te maken. Organisaties dienen zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. Hierdoor mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk is en alleen om een specifiek doel te dienen. Verwerking van iemands persoonsgegevens kan alleen op basis van de in de AVG limitatief genoemde gronden. Zo mogen persoonsgegevens bijvoorbeeld worden gebruikt met toestemming van die persoon of indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Voor bijzondere persoonsgegevens geldt een strenger regime. Voor verwerking hiervan moet toestemming worden gevraagd, tenzij er sprake is van een uitzondering die genoemd is in de AVG. Onder bijzondere persoonsgegevens vallen gevoelige gegevens zoals die over iemands ras, godsdienst of gezondheid.
Pasfoto bij CV
Over bijzondere persoonsgegevens gesproken: ook de pasfoto bij je CV valt hieronder. Uit een foto kan namelijk iemands afkomst of religie worden afgeleid. Een werkgever kan dus niet zomaar iets doen met jouw foto zonder daar toestemming voor te vragen. Houd verder in de gaten dat aan deze toestemming ook voorwaarden worden gesteld, zoals dat deze door jou vrijwillig moet worden verleend.
Medische informatie
Medische gegevens vallen ook onder de bijzondere persoonsgegevens van de AVG. Verder mogen werkgevers jou geen vragen stellen over jouw gezondheid en mogen zij deze gegevens ook niet delen met anderen. Als jij beschikt over medische beperkingen die invloed zouden kunnen hebben op de invulling van de functie dan dien je dat zelf te vermelden.
Hoe lang mogen jouw CV en andere sollicitatiegegevens worden bewaard?
Werkgevers mogen je CV voor een bepaalde tijd bewaren om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor een openstaande functie. Als jij de functie niet gekregen hebt, dan moeten jouw gegevens uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure worden vernietigd. De organisatie kan jou wel om toestemming vragen of jouw gegevens een jaar lang bewaard mogen worden voor het geval er een passende vacature vrijkomt. Als de bewaartermijn van 1 jaar is verlopen dan kan een organisatie jou opnieuw benaderen voor het verlengen van je toestemming en het actualiseren van persoonsgegevens. Als jij geen toestemming geeft, dan moeten deze gegevens worden vernietigd.
Als een sollicitant in dienst treedt, mogen zijn persoonsgegevens tot twee jaar na het beëindigen van het dienstverband bewaard worden. Dat geldt ook voor zaken als beoordelingsgesprekken, gegevens over ziekteverzuim en arbeidsovereenkomsten.
Rechten van de sollicitant
Om controle te houden over je persoonsgegevens heb je verschillende rechten. Als sollicitant heb je het recht om in te zien welke gegevens van jou exact worden vastgelegd. Daarnaast heb je het recht om je gegevens te wijzigen of te laten verwijderen uit de database. Ook mag je een organisatie vragen om objectief onjuiste gegevens, onvolledige gegevens of irrelevante gegevens te verwijderen. Het is verplicht om deze rechten op te nemen in de privacyverklaring. Tevens kun je daarin terugvinden waar je deze verzoeken kunt indienen. Zodra de organisatie jouw verzoek ontvangen heeft, moet deze binnen één maand worden beantwoord.
Privacyverklaring van de werkgever
De privacyverklaring van een organisatie dient duidelijk en zichtbaar te zijn op de website waar je solliciteert. Hierin moet staan beschreven wat voor soort gegevens verzameld worden, waarom deze gegevens verzameld worden, waarom deze gegevens noodzakelijk zijn en hoe de organisatie omgaat met de gegevens. Daarnaast dient de bewaartermijn van de gegevens ook opgenomen te worden in de privacyverklaring. Bedrijven moeten bovendien vooraf aan de sollicitant laten weten welke persoonsgegevens worden bewaard, waarom en voor hoe lang.
Zoeken van informatie over sollicitanten
Voor werkgevers is het van belang om betrouwbare werknemers in dienst te nemen. Daarom kunnen werkgevers informatie over werknemers inwinnen. Indien een werkgever dat doet, kan dat ingrijpende gevolgen hebben voor jouw privacy als sollicitant. Vandaar dat hieraan strenge voorwaarden zijn verbonden. Een werkgever moet bijvoorbeeld een goede reden hebben om dit te doen en dient zich beperken tot relevante informatie. Verder dient een werkgever een sollicitant voorafgaand te laten weten dat zij deze natrekt en mocht zij gegevens hiervan meenemen in de sollicitatieprocedure, dan moet de sollicitant de kans krijgen om deze informatie toe te lichten. Meer informatie hierover is onder andere te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Mocht je als werkgever AI-tools gebruiken of willen gaan gebruiken voor het screenen en filteren van sollicitaties, of voor evaluatie van kandidaten bij interviews, houd er dan rekening mee dat bij inwerkingtreding van Europese AI-Verordening er strenge eisen zullen gaan gelden voor aanbieders en exploitanten hiervan.
Nog één keer, in het kort
Tijdens een sollicitatieprocedure geef je als sollicitant veel informatie over jou en jouw (arbeids)verleden. Dit zijn persoonsgegevens van jou als sollicitant. Ook aantekeningen van sollicitatiegesprekken die jij hebt gehad met een potentiële werkgever kunnen hieronder vallen. Een organisatie dient jouw persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken. Een pasfoto op jouw CV valt onder de categorie bijzondere persoonsgegevens, evenals medische informatie. De mogelijkheden om deze persoonsgegevens te verwerken zijn voor een werkgever (zeer) beperkt. Wanneer je niet aangenomen wordt voor de functie, dient de werkgever jouw gegevens binnen vier weken te verwijderen. Verder gelden er strenge voorwaarden voor een werkgever om informatie in te winnen over een sollicitant via internet. In de privacyverklaring van een organisatie lees je hoe je een aanvraag kunt doen om de persoonsgegevens die een organisatie van jou heeft te wijzigen of te verwijderen. De privacyverklaring dient door de organisatie duidelijk te worden opgesteld en zichtbaar te zijn voor sollicitanten.
Sem Bakker is advocaat bij Backstage Legal en heeft ruime ervaring met het adviseren en procederen in de rechtsgebieden arbeidsrecht, intellectueel eigendomsrecht en privacy en werkt regelmatig voor cliënten uit de muziekindustrie. Sem is ook actief als bestuurslid in de Popcoalitie en als muzikant. Hij maakt onder de naam Six Def tracks die regelmatig gebruikt worden voor Amerikaanse series zoals Californication en Suits. Sem was vanaf midden jaren negentig ruim tien jaar actief als basgitarist en componist in de gitaarband Caesar. Caesar bracht vier albums uit, won een zilveren harp en trad veel op in binnen- en buitenland, waaronder op festivals als Lowlands en Pinkpop.
Leuk dat je er bent! Het rocken van een recruitmentbureau gebeurt natuurlijk niet zomaar. Dat kan alleen met rocksterren van medewerkers. En die gaan we stuk voor stuk aan je voorstellen. Nu aan de beurt: Pieter Wolter.
Waar ben je het meest enthousiast over op dit moment in je leven?
Sowieso mijn teckel Lemmy.
Waarom startte je The Music Recruiters op?
Oef… heb je even ;-)? De korte versie is dat ik in 2018 zelf al geruime tijd in de muziekindustrie werkte (bij Sena en later bij een muziekproductie agency) en op zoek was naar een nieuwe baan in de sector. Ik merkte dat de muzieksector behoorlijk gesloten kan zijn en dat er nog geen werving- en selectiebureaus of headhunters waren met een volledige focus op deze sector. Ik zag hier dus een kans liggen, heb onderzoek gedaan, en uiteindelijk de knoop doorgehakt. Ik dacht: dit kan ik en dit wíl ik. Gaandeweg kreeg ik meer ideeën over hoe we ons als merk wilden positioneren en hoe we in contact konden komen met de beste mensen. Uiteindelijk willen we bijdragen aan de verdere professionalisering van de sector op het gebied van de werving van talent en de cross-sectorale bemiddeling van specialisten. Ik ben destijds alleen gestart en inmiddels zijn we met een team van 4 mensen.
Wat wekte je interesse in muziek en de muziekindustrie op?
Mijn passie voor muziek is rond mijn 11de ontstaan. Dit was rond het jaar 2000. Denk Eminem, OutKast, The Black Eyed Peas, maar ook Limp Bizkit, Papa Roach, Linkin’ Park en andere Nu-metal bands. Ik kreeg voor mijn 11de verjaardag een singletje van Limp Bizkit cadeau van een vriendje uit de buurt en ik was meteen hooked. Die herrie, heerlijk! Mijn neef bleek een kast vol Cd’s te hebben staan met werk van bands als Rage Against The Machine, Machinehead, Mudvayne, Metallica en natuurlijk ook Nirvana, The Smashing Pumpkins en alle andere bekende grunge-helden uit de jaren 90 en ik kon niet stoppen met luisteren.
Mijn eerste gitaar kreeg ik rond mijn 13de en ik ben nooit gestopt met spelen. Zo ben ik uiteindelijk ook in Zitakula terecht gekomen, waar ik 8 jaar lang in gespeeld heb en veel mee opgetreden heb in binnen- en buitenland. Op Noorderslag (waar we in 2016 optraden) heb ik Markus Bos, de directeur van Sena, ontmoet. Zo ben ik uiteindelijk aan de zakelijke kant van de muziekindustrie terecht gekomen, waar ik mij meteen als een vis in het water voelde.
Favoriete gig of all time:
Dat was Rage Against the Machine op Pinkpop in 2008. Tijdens mijn middelbareschooltijd speelde ik in een ‘RATM’ coverbandje en ben altijd groot fan geweest van hun grooves en energie. Op Pinkpop zag ik ze voor het eerst live (ze waren in geen decennium in Nederland geweest), dit was een paar weken nadat ik geslaagd was voor het VWO. Dit was echt de meest energieke show die ooit heb meegemaakt, van zowel een band als het publiek.
Welke klant is tot nu toe je grootste succesverhaal en waarom?
Ik vind het lastig om er één klant uit te lichten, omdat ik met trots voor ons gehele klantportfolio werk. Waar ik uiteraard trots op ben is om te zien hoe een klantrelatie zich snel kan ontwikkelen als eenmaal duidelijk is wat de toegevoegde waarde is van een werving-en-selectiebureau. Op deze manier hebben wij bij één van onze opdrachtgevers 5 mensen bemiddeld binnen 6 maanden terwijl de functies daarvoor lange tijd onvervuld waren. Daar ben ik trots op.
Wat is 1 ding dat mensen nog niet van je weten?
Hoe transparant The Music Recruiters ook mag zijn in haar werkwijze, ik hul me persoonlijk graag in mysterie… Geintje. Ik denk dat mijn liefde voor motoren en motorrijden nog niet bij iedereen bekend is. Het wil mensen ook nog wel eens verrassen dat ik graag naar de allerzwaarste metal luister en hier altijd enorm veel energie van krijg.
Wat is onmisbaar in je leven?
Muziek, sport, reizen, nieuwe dingen leren en mensen leren kennen.
Wat vind je het tofst aan ondernemer zijn?
Heel cliché, maar dat is waarschijnlijk de vrijheid. De realiteit is dat je vaak harder en langer werkt dan bij de meeste banen in loondienst het geval zou zijn, maar het idee dat je zelf de controle hebt over je toekomst voelt voor mij als heel waardevol. Ook leuk is dat zeker in de beginfase het werk enorm divers is en je invloed hebt op de vorming van alle processen binnen je bedrijf. Je kunt dingen echt inrichten zoals je zelf wil, of je laten adviseren door mensen die je hoog hebt zitten.
Vertel even over Lemmy, we zijn nieuwsgierig.
Lemmy is vernoemd naar Lemmy Kilmister, de legendarische zanger van Motörhead. Ze hebben wel wat van elkaar weg, toch? Lemmy is nu 3 jaar oud en kan vervaarlijk brullen, net als zijn naamgenoot, maar is ook de ideale buddy voor een lange boswandeling of om lekker uit te rusten.
Wat is je grootste tip aan ondernemers in spe?
Ik onderneem nog niet zo ontzettend lang, maar wat mij erg geholpen heeft, is om voldoende focus aan te brengen binnen mijn werkgebied, services en ambities. Zorg dus dat je je waardepropositie goed bepaalt en je product of service eerst voldoende ontwikkelt voordat je andere dingen gaat aanbieden, of je spectrum gaat verbreden. Uiteindelijk zorgt een ondernemer voor het oplossen van een ‘probleem’ bij een consument, of een b2b business partner. Als je goed wordt in wat je aanbiedt (wat ontstaat door die specifieke focus) dan blijven klanten terugkomen, omdat je hun probleem daadwerkelijk oplost. Zij spreiden vervolgens het woord voor jou.
Maxime Klein Nagelvoort begon als producent voor 3FM Talent, en is inmiddels de slagkracht achter driemaal Eurovisie Songfestival. Maxime vertelt ons hoe ze in de muziekindustrie terechtkwam en hoe je een baan als producer scoort.
Vertel eens over je huidige rol. Wat doe je precies en waar?
Ik heb sinds twee jaar mijn eigen bedrijf, Kick-Ass Producties. Ik verhuur mezelf als producer/productieleider voor events. Met name in media, bijvoorbeeld podcasts, radio en tv.
Hoe is je carrière tot nu toe verlopen? En hoe ben je eigenlijk in de muziekindustrie terecht gekomen?
Ooit heb ik journalistiek gestudeerd in Utrecht. Maar tijdens mijn studie kwam ik erachter dat ik niet per se de beste journalist ben en het ook niet leuk vond. Via een huisgenoot kreeg ik een bijbaan als productieassistent. Op vrije dagen draaide ik daar mee. Dat bedrijf deed veel producties voor de publieke omroep, bijvoorbeeld 3FM Serious Request, de Top 2000, Lowlands, Pinkpop en andere concert registraties.
Tijdens mijn studie zeiden docenten toen ook: “Nou, Max. Misschien moet je die richting maar op gaan!”. Toen heb ik gesolliciteerd bij Endemol als technisch productieassistent. Tot op de dag van vandaag heb ik gèèn idee waarom ze me hebben aangenomen, ha ha. Ik had totaal niet veel ervaring. Daar assisteerde ik de technische productie voor programma’s als 1 Tegen 100 en All You Need Is Love.
Na mijn studie kreeg ik de uitnodiging om bij 3FM te werken, en dat wilde ik wel graag. Ik ben toen begonnen als producent van 3FM Talent. Dat groeide uit tot productie voor alle events bij 3FM. Dat heb ik 4 of 5 jaar gedaan, en toen won Duncan Laurence het Eurovisie Songfestival. Ik was persoonlijk geen absolute fan van het festival, maar het leek me zo gaaf om deel uit te maken van die productie. Zo groots! Alles kwam daar samen: muziek, media en grote producties. Ik ben toen naar de toenmalige Zendermanager bij 3FM gestapt en ik heb gevraagd of ik erbij mocht zijn. Ik heb gesolliciteerd, en 3FM heeft mij aangeraden. Na heel veel stalken is het gelukt.
Daarna heb ik nog kort bij NPO Radio 2 gewerkt, maar al snel heb ik mijn baan opgezegd en ben ik voor mijzelf begonnen.
Wilde je altijd in de muziek- en media-industrie werken?
Nee. Mijn ouders dachten wel altijd: zij gaat ‘dingen regelen’. Als kind was ik altijd al heel oplossingsgericht en dat heb ik nog steeds. Ik kan goed visualiseren hoe iets opgelost moet worden. Heel lang dacht ik: ik ga de politiek in, daar is genoeg te regelen. Maar dat werd toch eerst economie en daarna journalistiek. Dat ik in de muziek ben gerold is eigenlijk stom toeval, omdat ik bij 3FM kwam te werken. Maar dat vond ik meteen wel echt heel vet. En tot op de dag van vandaag vind ik muziekregistraties nog steeds het tofst om te maken.
Wat heb je gestudeerd?
Economie (niet afgemaakt) en journalistiek.
Waarom is productie zo belangrijk voor evenementen?
Productie is eigenlijk de basis van ieder event. Ik heb vriendinnen die iets heel anders doen, en die dan niet begrijpen wat ik precies doe. “Dingen regelen”, antwoord ik dan. En in essentie doe ik dat ook, maar daar valt of staat heel veel mee.
Concerten, events of radiomomenten worden allemaal door creatieve mensen bedacht, maar de praktische uitvoering komt bij mij te liggen. De planning, personeel, eten, kleedkamers, wc’s, briefings voor cameramannen: dit is allemaal productie. En je kunt je vast voorstellen hoe het event eruitziet als dit ontbreekt.
In een productie als die van Eurovisie kun je je voorstellen dat productie zelfs het verschil maakt of je wint of verliest als artiest. Elke artiest heeft 3 minuten voor zijn show, en daarin mogen ze alles zelf bedenken. Van licht tot geluid, props, dansers en special effects. Als dat niet goed geregeld is, is de show incompleet.
Heb je een #fail moment gehad en wat was die?
Haha. Ja, zeker. Tijdens Eurovisie Songfestival. Ieder land mag zijn eigen prop meenemen, een decorstuk voor op het podium. Dit kunnen ze zelf laten bouwen, of in onze opdracht laten bouwen in het land waar Eurovisie dat jaar is. De deelnemer van Malta wilde dat jaar een piano met allemaal spiegels erop. Ze liet het maken in Italië, waar Eurovisie toen plaatsvond. Ik stuurde de tekeningen van de piano naar de bouwer in Rome op. Eenmaal in Turijn pakte ik de piano uit en ik denk: “Dat ziet er gek uit…”. Maar ik wist niet precies waarom.
Vervolgens komt er een collega naar me toe en vraagt: “Waarom is de vleugel van die piano omgedraaid?”. Wat blijkt? Ik had die bouwer in Rome gevraagd om een ‘mirrored piano’. Omdat de deelnemer ook echt op de piano moest spelen, heb ik snel de maker gebeld en heeft de man een nieuwe gebouwd. Op de dag van de eerste repetities kwam de juiste piano gelukkig aan.
Waar ben je career wise tot nu toe het meest trots op?
Werken voor Eurovisie Songfestival! Daarmee heb ik zulke bijzondere producties mogen draaien, en ben ik ook door de Italiaanse omroep èn de BBC gevraagd om het de jaren erop ook te doen. Heel gaaf. Mijn zus vroeg me een keer wat mijn eindstation is, en toen zei ik “Werken voor de BBC”. En dat is nu gewoon voor mijn dertigste gelukt.
Daarnaast is de opening van de Top 2000 ieder jaar echt heel gaaf. Samen met Bart Arens start ik dit op. Het mooie aan die productie is dat ik heel veel eigen inbreng heb. Dat blijft inspireren!
Is er een moment dat je echt verliefd werd op je werk en wat was het?
Ja! Het moment dat we 3FM Exclusives mochten organiseren. Destijds was het vanwege regulering niet meer mogelijk om concerttickets weg te geven. Dus stonden we voor een grote vraag: “Hoe gaan we voortaan winacties doen?”. We kwamen op het idee om mini-concerten te organiseren. Vanuit de NPO mochten we een trial run doen, en dat werd Oscar and the Wolf in een drijvende koepel in Rotterdam.
Met weinig mensen en weinig budget maakten we een soort ‘houtje-touwtje’ productie. Eén producer, 1 lichtman, een aantal cameramensen: het was zo uniek. En juist omdat we met beginners in het vak werkten, vanwege het budget, deed iedereen extra zijn best. Toen wist ik: dit wil ik mijn hele leven doen. Geef me een opdracht en dan ga ik wel nadenken wie er moet helpen en hoe we het fixen.
Na deze editie hebben we dit gedaan met Editors, Bastille, Billie Eilish, Mumford and Sons en nog veel meer toffe artiesten.
Hoe was het om te werken voor Eurovisie Songfestival?
Te gek! Ik heb het 3 jaar gedaan. Eerst in Nederland, daarna in Italië, en daarna in Engeland. Ik zag mijn eigen naam toen op de aftiteling staan en dacht: ik ben gewoon 29 jaar en sta hierop!
Wat vind je leuk en wat minder leuk aan producent zijn?
Problemen oplossen en overzicht in chaos aanbrengen vind ik echt heel leuk om te doen. Als een probleem zich aandient, denk ik alleen maar: “Oja, lachen. Gaan we oplossen.”. Het lastige is soms dat mensen buiten dit vakgebied niet altijd begrijpen wat ik doe en hoe ik waarde toevoeg.
Naar welk festival, concert of event kijk je het meeste uit dit jaar?
De Superbowl! Ik ben altijd zo benieuwd wat zij doen. Ik raak er heel erg geïnspireerd door. En ook natuurlijk Lowlands.
Hoe komen mensen in een rol als producent terecht?
Het kan best even duren voordat je op de plek bent waar je wilt zijn. Ik begon ook met kabels sjouwen, artiesten van A naar B brengen en lange dagen maken. Maar die periode is eindig, mensen zien echt wel hoe hard je werkt. Je kunt beginnen met runner zijn, of bijvoorbeeld PA. Of je loopt stage bij een producent. Zo leer je steeds meer mensen kennen in de muziekindustrie, en dat gaat je verder brengen. Wees ook niet bang om opdrachten aan te nemen die een keer wat minder cool zijn of minder betalen dan je verwacht.
Wel goed om te weten: je begint echt altijd onderaan de ladder. Dat je een hbo-opleiding doet, betekent niet dat je te goed bent voor het rondrijden van artiesten. Ik heb weleens stagiaires die denken dat ze op een bepaald niveau beginnen, en daarin hebben opleidingen een grote rol om een realistischer beeld te schetsen. Stel je dankbaar op en laat zien hoe hard je werkt. Dan groei je vanzelf door.
Wat is de volgende stap voor jou?
Binnen media en muziek is er gelukkig nog genoeg te doen. Laatst heb ik bijvoorbeeld als artist handler op Concert at Sea gewerkt, en productie gedaan in de backstage tijdens het concert van Snelle in Deventer. Dat is ook productie, maar heel anders dan de mediaproductie die ik normaal doe. Ik vind het tof om steeds meer te ontdekken binnen dit vak.
Diversiteit en inclusie. Twee, inmiddels, populaire woorden. Maar wat is diversiteit en inclusie nou precies? En hoe pas je het (goed) toe in je organisatie? Dat vroegen we Martin van Engel – adviseur Diversiteit en Inclusie in de culturele en creatieve sector.
Allereerst: diversiteit en inclusie (hierna d&i) gaat niet alleen over huidskleur, gender en seksualiteit. D&I omvat verschillende groeperingen om rekening mee te houden: slechtzienden, doven, zwangere vrouwen, mensen met een handicap en meer. Wel zo belangrijk, dan weet je precies waar we het over hebben ;-).
Wat zijn de belangrijkste uitdagingen op het gebied van diversiteit en inclusie in het wervingsproces?
Dat zijn er eigenlijk drie: intrinsieke motivatie, in kaart brengen wat je wilt aantrekken en draagvlak in de organisatie.
Kun je dit uitleggen?
Ja, tuurlijk! Diversiteit en inclusie is helaas nog regelmatig een KPI. Bijvoorbeeld: 40% van het managementteam moet vrouw zijn. Zo’n doel is geen intrinsieke motivatie bij het bedrijf (of het uitvoerende deel van het bedrijf) om écht verandering teweeg te brengen. Vraag jezelf af: “Waarom wil ik meer vrouwen in het MT?”. Het antwoord daarop zou niet moeten zijn: “Om de 40% te halen!”. Dat is namelijk geen intrinsieke motivatie. Eén van de uitdagingen is dat organisaties inzien wat voor voordelen d&i heeft, en dat ze hier dus uit zichzelf mee aan de slag willen.
Daarnaast hebben bedrijven vaak niet voor ogen wat ze willen aantrekken. Wie neem je aan en met welke reden? Wat wil je verbeteren in je organisatie? Wat heb je in huis en wat nog niet? Deze vragen worden voorafgaand aan het wervingsproces niet altijd gesteld. Vraag jezelf als organisatie altijd af waarom je iets of iemand wilt aantrekken.
Bijvoorbeeld: je wilt verschillende doelgroepen bereiken, waaronder jongeren met een biculturele achtergrond. Dan zoek je een outreach medewerker die verschillende ‘talen’ spreekt en zowel jongeren op straat als corporate twintigers bereikt. Een skill die je dan nodig hebt in de persoon die je aanneemt, is ‘bruggen’ kunnen maken. En die skill heeft niet ieder type mens. Je zult hier je wervingsproces op moeten aanpassen om de juiste persoon te vinden.
En als laatste uitdaging: intern draagvlak. Als het management een KPI voorstelt wat betreft diversiteit (bijvoorbeeld meer vrouwen in het MT), wil dat nog niet zeggen dat hier ook draagvlak voor is in de onderste lagen van de organisatie. Hoe een proces naar een diverse en inclusieve organisatie uitgelegd en begeleid wordt, is essentieel voor draagvlak.
Leg dat eens uit. Hoe creëer je draagvlak in je organisatie?
Stel ambassadeurs aan, die wel intrinsiek gemotiveerd zijn. Ik heb bijvoorbeeld bij het Van Gogh Museum gewerkt en daar werden deze medewerkers ‘verbinders’ genoemd.
Vraag alle collega’s een inclusief doel te formuleren in gesprekken met leidinggevende. Bijvoorbeeld over toegankelijkheid, open communicatie of inclusief taalgebruik.
Interessant! Laten we het sollicitatieproces induiken. We beginnen bij het begin. Hoe kun je als organisatie iemand welkom laten voelen nog voor de sollicitatie plaatsvindt?
Benoem dat je de omgeving ziet. Als je organisatie bijvoorbeeld alleen uit witte mensen bestaat, pretendeer niet dat het anders is – of vermijd het onderwerp niet. Geef aan dat je het ziet, er verandering in wilt brengen, en hoe je daar als organisatie mee omgaat.
Gebruik daarnaast inclusief beeld- en taalgebruik. Praat bijvoorbeeld niet in genders, en beeld niet alleen een bepaalde groep mensen af.
En als laatste: culturele identificatie. Mensen gaan niet snel solliciteren als ze geen mensen op je teampagina zien waarmee ze zich identificeren. Het gaat hierbij niet alleen om kleur, maar ook om gender en identiteit.
Goede tips! En welke stappen kunnen organisaties nemen richting inclusieve wervingsprocessen?
De talentpoule waarin je zoekt moet divers zijn. Vraag jezelf dus af bij welke partijen je je vacature uitzet en of zij bij kunnen dragen aan diversiteit.
Kijk ook naar het wervingscomité. Wie zitten hierin? Betrek ook mensen die specifiek over d&i gaan of dat belangrijk vinden en niet alleen human resources. Probeer daarmee zoveel mogelijk blinde vlekken uit te sluiten.
Tijdens het gesprek doe je er goed aan om de sollicitant het gevoel te geven dat diegene er mag zijn. Dit heeft ook weer te maken met intrinsieke motivatie. Wil je je echt bezighouden met d&i of moét je iemand van een bepaalde groep aannemen? Benoem bijvoorbeeld: “Je gaat in een omgeving terechtkomen waarin niet veel gehandicapte mensen werken. Als je vragen hebt, kun je daarover altijd bij me terecht. Als je twijfelt of je je thuis gaat voelen, geef het aan!” Het gebeurt namelijk regelmatig dat een sollicitant zich niet prettig voelt in het gesprek door de dynamiek en vraagstelling.
En hoe zit het met recruiters? Zij hebben ongetwijfeld ook eigen vooroordelen. Hoe kunnen recruiters hun eigen vooroordelen herkennen en aanpakken bij het beoordelen van kandidaten?
Daar is een mooi woord voor: biculturele competenties. Wat is dat? Er hebben veel mensen andere skills alleen al door bicultureel te zijn. Of door vrouw te zijn. Of door iemand met een handicap te zijn. Bijvoorbeeld: de leefwereld van anderen begrijpen, een dikke huid hebben, sterke intuïtie, bovengemiddeld oplossingsgericht zijn en meer.
Recruiters moeten hierachter zien te komen en zich er bewust van zijn wat een bepaalde achtergrond voor voordelen heeft. Welke hebben mensen door biculturaliteit of door vrouw te zijn? Je creëert juist een blinde vlek door ‘blind’ te zijn en geen kleur, handicap, geslacht of seksualiteit te zien. Dat kan juist de kracht zijn! Ga ernaar op zoek.
Daarnaast is het verstandig om te kiezen voor iemand die niet per se de meeste skills uit de kandidatenlijst heeft, maar iemand die heeft wat nog ontbreekt in de organisatie.
Hoe zorgen organisaties ervoor dat d&i niet alleen tijdens het wervingsproces, maar ook in de hele levenscyclus van een werknemer aanwezig is?
Dat is een heel goed punt. Mensen worden namelijk vaak aangetrokken, maar stromen weer snel uit. Dat komt doordat ze in uitvoerend werk blijven hangen, microagressie ervaren, dingen onbesproken blijven of ze zich niet helemaal thuis voelen. Wat je eraan kunt doen, is het volgende:
Regelmatig inchecken bij je nieuwe medewerker door open vragen te stellen
Veiligheid bieden door aan te geven dat medewerkers altijd bij je aan mogen kloppen
Aangeven dat je weet dat ze in een nieuwe omgeving terechtkomen en de situatie misschien nog niet ideaal is, maar je ze uitnodigt om feedback te geven zodat het verbeterd kan worden
Laten zien dat je je bewust bent van wat hen anders maakt en erkennen van hun unieke skills
Diversiteit en inclusie is natuurlijk een goed (en noodzakelijk) streven. Maar waar veel bedrijven het lastig hebben, is meten of hun activiteiten wel echt werken. Wat heb jij in de praktijk toegepast zien worden om succes te meten?
Een ‘quiz’ of vragenlijst met QR-code die medewerkers kunnen scannen om in te vullen hoe ze momenteel tegenover d&i staan.
D&I als vast onderdeel in een functioneringsgesprek.
Welke rol spelen leiderschap en cultuur in het creëren van een inclusieve werkomgeving en wervingsproces?
Quiet leadership bij managers en recruiters stimuleert d&i. Zelf kwetsbaar zijn is daar de rode draad in. Zet jezelf als mens neer en vertel het bijvoorbeeld als je zenuwachtig bent, ergens heel erg zin in hebt of iets moeilijk vindt. Het helpt je medewerkers of kandidaten hetzelfde te doen. Zo kun je ze beter helpen.
Welke rol kunnen diversiteits- en inclusietrainingen spelen bij het verbeteren van wervingspraktijken?
Het helpt inzien welke skills deelnemers nog niet kennen
Het vergroot bewustzijn van biases en vooroordelen
Deelnemers worden getraind in het herkennen van microagressie
Deelnemers krijgen tools voor inclusieve employer branding
Mijn advies: maak er echt jaarlijks budget voor om je managers hierin te trainen of up-to-date te houden.
Wat zijn veelvoorkomende valkuilen of misvattingen die organisaties moeten vermijden bij het nastreven van diversiteit en inclusie?
Dat het niet blijft bij aantrekken van talent, maar juist gaat om benutten en behouden. Daar zit ook meteen de moeilijkheid. En het niet overwegen om mensen aan te nemen die expert zijn op het gebied van diversiteit en inclusie. Bijvoorbeeld een Culture Manager. Zet deze persoon ook niet in een adviserende rol, maar als uitvoerende functie gelijk aan dat van bijvoorbeeld de Marketing Manager, of van MT-leden.
Kun je een paar voorbeelden noemen van skills die bepaalde groepen het beste beheersen?
Ja, tuurlijk.
Gevoelsmatig beslissingen maken. Voelen wat het juiste is om te doen en daar met overtuiging naar handelen.
Flexibliteit: snel van ene naar andere kunnen cultuur schakelen en hen elkaar laten begrijpen of een verbinding maken tussen beide.
‘Hosselen’ (= oplossingsgerichtheid). Snel weten wat je moet doen om een bepaalde situatie op te lossen.
Doorzettingsvermogen. Bijvoorbeeld: iemand die van vmbo-advies naar de universiteit geklommen is. Dat is ook een skill die niet per se meteen zichtbaar is!
Goed om te weten:
Het is messy! Dit proces. Blijf leren, blijf inchecken en kijken wat werkt en wat niet werkt. Het is best complex, er is geen blauwdruk of best practise om iets op een bepaalde manier te doen. Blijf dus sleutelen!
Martin van Engel (1979) is expert op het gebied van diversiteit en inclusie. Als adviseur diversiteit en inclusie van (non-)profit organisaties zet hij o.a. impact onderzoek en inclusie programma’s op, maar hij initieert ook zelf projecten. Hij adviseert onder andere Eurosonic Noorderslag, Museum MORE, Stedelijk Museum Alkmaar, en Holy Fools. Ook is hij medeoprichter van Matapica, een incubator programma – ondersteund door private investors en financiële instellingen – waarin ondernemers van kleur worden gekoppeld aan investeerders. Daarnaast ontwikkelt hij een opleidingstraject voor bicultureel management.
Werkdruk. Iedereen heeft het weleens ervaren, en soms wordt het zelfs teveel. Wist je dat er wetgeving is over het ingrijpen van je werkgever bij te hoge werkdruk? Sterker nog: je hebt als werknemer een flink aantal rechten als het aankomt op werkdruk. Lees mee.
Wat is een te hoge werkdruk?
Volgens de Arbowet wordt het begrip ‘werkdruk’ gezien als een psychosociale arbeidsbelasting. Deze psychosociale arbeidsbelasting wordt in de Arbowet omschreven als: de factoren die direct of indirect stress teweegbrengen in een arbeidssituatie. Hieronder vallen gevallen als seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en werkdruk. De Arbowet geeft ook betekenis aan het woord ‘stress’. Stress wordt in de Arbowet omschreven als: een toestand die als negatief wordt ervaren en lichamelijke, psychische of sociale gevolgen heeft.
Verplichtingen van de werkgever omtrent werkdruk
Risico-inventarisatie en –evaluatie Een belangrijke maatregel die de werkgever dient te treffen om de psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken is het opstellen van een risico-inventarisatie en –evaluatie (hierna: RI&E). De werkgever is vrij in de manier waarop deze RI&E wordt opgesteld, maar er zijn wel elementen die de werkgever verplicht op moet nemen.
In een RI&E legt de werkgever (i) schriftelijk vast welke risico’s voor de werknemer worden meegebracht bij het verrichten van de arbeid op het gebied van veiligheid en gezondheid. De werkgever zal (ii) de gevaren moeten beschrijven en voor deze gevaren risico-beperkende maatregelen moeten opnemen. Daarnaast dient de werkgever ook (iii) risico’s voor de ‘bijzondere categorieën van werknemers’ op te nemen. Onder deze ‘bijzondere categorie van werknemers’ vallen bijvoorbeeld gedeeltelijke arbeidsongeschikten, zwangere vrouwen, jongeren en ouderen. Verder dienen de in de RI&E opgenomen risico’s door de werkgever (iv) beoordeeld en geprioriteerd te worden.
Tevens dient er (v) aandacht te worden besteed aan de toegang van werknemers tot een deskundig persoon of een arbodienst en de bereikbaarheid hiervan. Hierbij kan gedacht worden aan een bedrijfsarts, arbeidshygiënist, veiligheidsdeskundige of een arbeids- en organisatiedeskundige.
De werkgever dient de RI&E elke keer aan te passen als daarvoor een aanleiding is. Deze aanleiding zou kunnen zijn dat er een wijziging is in de werkmethoden of werkomstandigheden. Ook kan de stand van de wetenschap en professionele dienstverlening een aanleiding zijn om de RI&E aan te passen. Verder dient de RI&E beschikbaar te zijn voor iedere werknemer.
In de gevallen van psychosociale arbeidsbelasting zal de werkgever moeten inspelen op situaties die werknemers zouden kunnen meemaken. Hierbij kan gedacht worden aan een hoge werkdruk, een competitieve werkomgeving of ongewenst gedrag zoals pesten en intimidatie op de werkvloer.
Plan van aanpak De werkgever dient als onderdeel van de RI&E (vi) een plan van aanpak op te stellen. Hierin is aangegeven welke maatregelen genomen zullen worden als er sprake is van een risico voor de werknemer. Ook dient in het plan van aanpak opgenomen te worden binnen welke termijn deze maatregelen genomen zullen worden.
De werknemers die al psychosociale belasting ervaren, dienen voorlichtingen te krijgen over de risico’s hiervan en de maatregelen die genomen kunnen worden om verdere belasting te beperken. Ook dient de werkgever periodiek te evalueren of de getroffen maatregelen het gewenste effect hebben en of er bijstelling nodig is. De bijstelling kan ook nodig zijn door wijzigingen aan te brengen in de manier van werken, zoals thuiswerken.
Gevolgen niet nakomen van verplichting door werkgever
Bestuurlijke boete De Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft de taak om toezicht te houden op verplichtingen uit de Arbowet. Als de werkgever geen of geen volledige RI&E (inclusief een plan van aanpak) heeft opgesteld, kan de werkgever hiervoor een boete krijgen. Deze boete kan worden gematigd als de RI&E voldoende specifiek is en de werkgever op basis daarvan een veilige werkwijze heeft ontwikkeld.
Werkgeversaansprakelijkheid Werkgevers hebben op grond van artikel 7:658 lid 1 BW een arbeidsrechtelijke zorgplicht tegenover hun werknemers. De zorgplicht heeft ook betrekking op de psychische schade die een werknemer lijdt. De werkgever dient aanwijzingen te verstrekken om zoveel mogelijk te voorkomen dat een werknemer psychische schade lijdt en dient hiervoor de benodigde veiligheidsmaatregelen te treffen. Als een werkgever zijn zorgplicht niet nakomt en de werknemer schade lijdt tijdens de uitvoering van zijn werkzaamheden, dan kan de werkgever aansprakelijk zijn voor de schade.
Uit de praktijk blijkt dat de aanwezigheid van een RI&E, plan van aanpak en bijbehorende maatregelen zwaar meewegen bij de beoordeling of een werkgever aan zijn zorgplicht heeft voldaan. Het is voor een werkgever niet voldoende om enkel de risico’s in een RI&E te benoemen. In sommige gevallen kan het ontbreken of het hebben van een onvolledige RI&E niet leiden tot werkgeversaansprakelijkheid. Dit is bijvoorbeeld het geval als de werkgever kan aantonen dat het opstellen van een RI&E en een plan van aanpak de schade niet zou hebben voorkomen.
In het kort: zo zit het met te hoge werkdruk
Tips voor de werkgever
Stel een RI&E op en laat deze controleren door een specialist
Maak de RI&E beschikbaar voor werknemers
Stel een gedragscode op om psychische arbeidsbelasting in te perken
Tips voor de werknemer
Vraag je werkgever of er een RI&E beschikbaar is ter inzage
Vraag je werkgever of er een gedragscode beschikbaar is om psychische arbeidsbelasting in de perken
Geef te hoge werkdruk op tijd aan bij je werkgever
Schakel op tijd advies in van een specialist als je werkgever zich niet aan zijn verplichtingen houdt met betrekking tot periodieke evaluaties bij psychische arbeidsbelasting
Over Sem:Sem Bakker is advocaat bij Backstage Legal en heeft ruime ervaring met het adviseren en procederen in de rechtsgebieden arbeidsrecht, intellectueel eigendomsrecht en privacy en werkt regelmatig voor cliënten uit de muziekindustrie. Sem is ook actief als bestuurslid in de Popcoalitie en als muzikant. Hij maakt onder de naam Six Def tracks die regelmatig gebruikt worden voor Amerikaanse series zoals Californication en Suits. Sem was vanaf midden jaren negentig ruim tien jaar actief als basgitarist en componist in de gitaarband Caesar. Caesar bracht vier albums uit, won een zilveren harp en trad veel op in binnen- en buitenland, waaronder op festivals als Lowlands en Pinkpop.
DISC is een methode om het gedrag dat een persoon vertoont inzichtelijk te maken, voor jezelf of anderen. Deze methode kan je helpen om de ideale baan te vinden, gelukkiger te worden in je werk óf om topteams samen te stellen vanuit de visie van de werkgever of manager. We vroegen gecertificeerd DISC-coach (en tevens productieleider bij NPO 3FM) Rohan te Wierik naar zijn tips en ervaringen om het werving- en selectieproces verder te professionaliseren.
Wat is de DISC?
Je hebt er vast eens van gehoord, maar hierbij een korte recap: DISC is een methode om gedrag inzichtelijk te maken. Belangrijk om aan te geven: DISC is geen typering van iemands karakter. De DISC toont dus niet wat er bij iemand intern speelt. Het geeft weer welk gedrag iemand aan anderen vertoont. Je kunt het zien als een ijsberg die voor een deel boven het water uitsteekt en waarvan het grootste gedeelte nog onder water ligt. Het gedeelte onder water zegt meer over wie je werkelijk bent: hier zitten je identiteit, drijfveren en overtuigingen. De top is duidelijker zichtbaar voor de buitenwereld en gaat over gedrag. Het gedrag is dus waar DISC over gaat: hoe je interacteert met anderen.
Een DISC profiel achterhaal je met een test. Er zijn online verschillende gratis versies, maar een betaalde versie (of de test van een coach) helpt je echt verder. Die geven namelijk een duidelijker profiel en tonen je basisgedragsstijl (je instinctieve gedrag, dat van nature komt) en je responsstijl (wat je toont op werk).
De uitkomst? Een kleur. Geel, groen, blauw of rood. Elk van deze kleuren staat voor een bepaald gedragspatroon. Het doel hiervan is je bewust zijn van je gedrag en dat van anderen. Zodat je bijvoorbeeld iets gedaan krijgt van de ander, goed samenwerkt met de ander, rekening houdt met de ander en meer.
Welke 4 gedragsstijlen zijn er?
Iedereen heeft iets van alle kleuren in zich. Ze zijn bovendien veranderbaar (bijvoorbeeld door ouder worden) en hangen af van de omgeving. Maar, iedereen heeft een kleur die meer aanwezig is dan de andere. Dat is je voorkeursgedrag.
Blauw = conformiteit, goed aanpassingsvermogen, analytisch, perfectionistisch, denker, nauwkeurig, fan van procedures, planner
Groen = stabiel, teamplayer, veilig, geduldig, bescheiden, begripvol, gericht op harmonie, willen graag samenwerken, gevoelig, moeite met verandering
De DISC is gebaseerd op twee assen: mens- of taakgericht en intro- of extravert. Groen en blauw zijn introvert, rood en geel zijn extravert. Daarnaast zijn groen en geel mensgericht en rood en blauw taakgericht.
Hoe vind je de ideale baan voor jou met de DISC?
Nu horen we het je denken: kun je met de DISC-methode een passende baan vinden? In het kort: ja! Maar onthoud dat de DISC niet je karakter omschrijft – maar je gedrag. De methode kan je helpen om een sollicitatiegesprek succesvol te voeren en een baan te bemachtigen, maar het geeft je ook inzicht in welke baan mogelijk bij je past. Is geel bijvoorbeeld jouw voorkeursgedrag? Dan is een baan met veel klantcontact waarschijnlijk geschikt voor je. Daar krijg je energie van! Maar in principe kunnen alle banen geschikt zijn voor iemand met geel voorkeursgedrag. Zo kun je bijvoorbeeld met iedere DISC-kleur een goede leidinggevende zijn, alleen geef je dan op andere wijze leiding. De ‘truc’ zit hem in weten hoe jij jouw voorkeurskleur het beste inzet in je werk.
Zo gebruik je DISC tijdens je sollicitatie
“Behandel anderen zoals zij behandeld willen worden.” Dat klinkt misschien gek, want eigenlijk luidt de bekende quote als volgt: “Behandel anderen zoals je zelf behandeld wilt worden.” Maar dat zou betekenen dat je iedereen behandelt alsof ze precies hetzelfde zijn en reageren als jij. En dat is natuurlijk niet zo. In je sollicitatieproces kun je DISC gebruiken om juist te kijken naar welk voorkeursgedrag de ander vertoont en hoe je diegene daarin tegemoet kunt komen om die persoon te overtuigen dat jij geschikt bent voor de baan.
Tips:
Vraag in het sollicitatiegesprek naar de eigenschappen van de teamleden waar je mee gaat werken. Zo kun je inschatten of jij met jouw voorkeursgedragsstijl daarin gelukkig wordt.
Voor een betere match met de werkgever kun je de eigenschappen die gevraagd worden extra goed naar voren laten komen in je sollicitatiebrief. Als je bijvoorbeeld solliciteert op een vacature in een creatief bedrijf, schrijf hem dan vooral vanuit de gele gedragsstijl: wees spontaan, vrolijk en gooi er wat humor in. Ook al is geel misschien niet jouw dominante kleur: je hebt deze eigenschappen zeker in je zitten. Zet ze dan ook in. En zet in je CV jouw eigenschappen die hierbij horen wat meer op de voorgrond.
Denk ook in het sollicitatiegesprek na over de mogelijke DISC-kleur van je gesprekspartner en kom diegene daarin tegemoet.
Wil je weten wat je precies per kleur kunt doen om overtuigend te zijn? Dat lees je hier.
Op zoek naar een recruiter die je kan helpen met het vinden van een baan die past bij jouw DISC-kleur? Consultant Pieter Wolter denkt graag met je mee. Neem contact op via: pieter@themusicrecruiters.com.
Recent Comments