Je CV zit vol met persoonsgegevens en weerspiegelt een deel van jouw (arbeids)verleden. Hoe dient een werkgever om te gaan hiermee, bijvoorbeeld na een sollicitatiegesprek? In dit blog wordt uitgelegd wat persoonsgegevens zijn en waarop je in dit verband moet letten in een sollicitatieprocedure. Daarnaast wordt een korte uitleg gegeven van de AVG-wet en worden enkele plichten van de werkgever en rechten van de sollicitant benoemd.
Persoonsgegevens en de sollicitatieprocedure
Je CV bevat onder meer je voor- en achternaam, geboortedatum, woonplaats, adres- en contactgegevens. Ook informatie over je arbeidsverleden, nevenactiviteiten en opleidingen worden in jouw CV genoemd. Naast deze informatie, kunnen ook de informatie uit sollicitatiebrieven en gemaakte aantekeningen tijdens sollicitatiegesprekken gezien worden als persoonsgegevens. Als een assessment, een screening, een psychologisch onderzoek of een medische keuring onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure, dan gelden deze gegevens ook als persoonsgegevens. Zelfs jouw stem kan worden gekwalificeerd als persoonsgegeven. En mocht je verwijzen naar persoonsgegevens van referenten, ook dan is er sprake van gebruik van persoonsgegevens. Alle persoonsgegevens die uitgewisseld worden vallen onder de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
AVG in het kort
De AVG is een Europese verordening die op 25 mei 2018 is ingegaan. Deze verordening verving op die dag de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Het doel van deze verordening is om de Europese uitwisseling van persoonsgegevens veiliger en transparanter te maken. Organisaties dienen zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. Hierdoor mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk is en alleen om een specifiek doel te dienen. Verwerking van iemands persoonsgegevens kan alleen op basis van de in de AVG limitatief genoemde gronden. Zo mogen persoonsgegevens bijvoorbeeld worden gebruikt met toestemming van die persoon of indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Voor bijzondere persoonsgegevens geldt een strenger regime. Voor verwerking hiervan moet toestemming worden gevraagd, tenzij er sprake is van een uitzondering die genoemd is in de AVG. Onder bijzondere persoonsgegevens vallen gevoelige gegevens zoals die over iemands ras, godsdienst of gezondheid.
Pasfoto bij CV
Over bijzondere persoonsgegevens gesproken: ook de pasfoto bij je CV valt hieronder. Uit een foto kan namelijk iemands afkomst of religie worden afgeleid. Een werkgever kan dus niet zomaar iets doen met jouw foto zonder daar toestemming voor te vragen. Houd verder in de gaten dat aan deze toestemming ook voorwaarden worden gesteld, zoals dat deze door jou vrijwillig moet worden verleend.
Medische informatie
Medische gegevens vallen ook onder de bijzondere persoonsgegevens van de AVG. Verder mogen werkgevers jou geen vragen stellen over jouw gezondheid en mogen zij deze gegevens ook niet delen met anderen. Als jij beschikt over medische beperkingen die invloed zouden kunnen hebben op de invulling van de functie dan dien je dat zelf te vermelden.
Hoe lang mogen jouw CV en andere sollicitatiegegevens worden bewaard?
Werkgevers mogen je CV voor een bepaalde tijd bewaren om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor een openstaande functie. Als jij de functie niet gekregen hebt, dan moeten jouw gegevens uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure worden vernietigd. De organisatie kan jou wel om toestemming vragen of jouw gegevens een jaar lang bewaard mogen worden voor het geval er een passende vacature vrijkomt. Als de bewaartermijn van 1 jaar is verlopen dan kan een organisatie jou opnieuw benaderen voor het verlengen van je toestemming en het actualiseren van persoonsgegevens. Als jij geen toestemming geeft, dan moeten deze gegevens worden vernietigd.
Als een sollicitant in dienst treedt, mogen zijn persoonsgegevens tot twee jaar na het beëindigen van het dienstverband bewaard worden. Dat geldt ook voor zaken als beoordelingsgesprekken, gegevens over ziekteverzuim en arbeidsovereenkomsten.
Rechten van de sollicitant
Om controle te houden over je persoonsgegevens heb je verschillende rechten. Als sollicitant heb je het recht om in te zien welke gegevens van jou exact worden vastgelegd. Daarnaast heb je het recht om je gegevens te wijzigen of te laten verwijderen uit de database. Ook mag je een organisatie vragen om objectief onjuiste gegevens, onvolledige gegevens of irrelevante gegevens te verwijderen. Het is verplicht om deze rechten op te nemen in de privacyverklaring. Tevens kun je daarin terugvinden waar je deze verzoeken kunt indienen. Zodra de organisatie jouw verzoek ontvangen heeft, moet deze binnen één maand worden beantwoord.
Privacyverklaring van de werkgever
De privacyverklaring van een organisatie dient duidelijk en zichtbaar te zijn op de website waar je solliciteert. Hierin moet staan beschreven wat voor soort gegevens verzameld worden, waarom deze gegevens verzameld worden, waarom deze gegevens noodzakelijk zijn en hoe de organisatie omgaat met de gegevens. Daarnaast dient de bewaartermijn van de gegevens ook opgenomen te worden in de privacyverklaring. Bedrijven moeten bovendien vooraf aan de sollicitant laten weten welke persoonsgegevens worden bewaard, waarom en voor hoe lang.
Zoeken van informatie over sollicitanten
Voor werkgevers is het van belang om betrouwbare werknemers in dienst te nemen. Daarom kunnen werkgevers informatie over werknemers inwinnen. Indien een werkgever dat doet, kan dat ingrijpende gevolgen hebben voor jouw privacy als sollicitant. Vandaar dat hieraan strenge voorwaarden zijn verbonden. Een werkgever moet bijvoorbeeld een goede reden hebben om dit te doen en dient zich beperken tot relevante informatie. Verder dient een werkgever een sollicitant voorafgaand te laten weten dat zij deze natrekt en mocht zij gegevens hiervan meenemen in de sollicitatieprocedure, dan moet de sollicitant de kans krijgen om deze informatie toe te lichten. Meer informatie hierover is onder andere te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Mocht je als werkgever AI-tools gebruiken of willen gaan gebruiken voor het screenen en filteren van sollicitaties, of voor evaluatie van kandidaten bij interviews, houd er dan rekening mee dat bij inwerkingtreding van Europese AI-Verordening er strenge eisen zullen gaan gelden voor aanbieders en exploitanten hiervan.
Nog één keer, in het kort
Tijdens een sollicitatieprocedure geef je als sollicitant veel informatie over jou en jouw (arbeids)verleden. Dit zijn persoonsgegevens van jou als sollicitant. Ook aantekeningen van sollicitatiegesprekken die jij hebt gehad met een potentiële werkgever kunnen hieronder vallen. Een organisatie dient jouw persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken. Een pasfoto op jouw CV valt onder de categorie bijzondere persoonsgegevens, evenals medische informatie. De mogelijkheden om deze persoonsgegevens te verwerken zijn voor een werkgever (zeer) beperkt. Wanneer je niet aangenomen wordt voor de functie, dient de werkgever jouw gegevens binnen vier weken te verwijderen. Verder gelden er strenge voorwaarden voor een werkgever om informatie in te winnen over een sollicitant via internet. In de privacyverklaring van een organisatie lees je hoe je een aanvraag kunt doen om de persoonsgegevens die een organisatie van jou heeft te wijzigen of te verwijderen. De privacyverklaring dient door de organisatie duidelijk te worden opgesteld en zichtbaar te zijn voor sollicitanten.
Sem Bakker is advocaat bij Backstage Legal en heeft ruime ervaring met het adviseren en procederen in de rechtsgebieden arbeidsrecht, intellectueel eigendomsrecht en privacy en werkt regelmatig voor cliënten uit de muziekindustrie. Sem is ook actief als bestuurslid in de Popcoalitie en als muzikant. Hij maakt onder de naam Six Def tracks die regelmatig gebruikt worden voor Amerikaanse series zoals Californication en Suits. Sem was vanaf midden jaren negentig ruim tien jaar actief als basgitarist en componist in de gitaarband Caesar. Caesar bracht vier albums uit, won een zilveren harp en trad veel op in binnen- en buitenland, waaronder op festivals als Lowlands en Pinkpop.